Efficiëntie door digitalisering: minder administratieve lasten, meer tijd voor mensen
Wat als je HR-administratie volledig op papier draait? Bij NIOZ leidde dat tot trage processen, foutgevoeligheid en zelfs de noodzaak om fysiek naar kantoor te komen voor handtekeningen, ook tijdens de coronapandemie.
Om efficiënter te werken en klaar te zijn voor de toekomst, ging NIOZ samen met FITZ HR & Payroll aan de slag met de digitalisering van de volledige HR-administratie. Met een praktische aanpak en slimme tussenoplossingen werd de basis gelegd voor snellere, eenvoudiger en volledig digitale processen.
De uitdaging
Het Nederlands Instituut voor Onderzoek der Zee (NIOZ) werkte nog met een papieren HR-administratie. Dit zorgde voor trage en foutgevoelige processen. Zelfs tijdens de coronapandemie moesten medewerkers naar kantoor om documenten fysiek te ondertekenen. Digitalisering werd noodzakelijk om tijd te besparen, processen te vereenvoudigen en te verbeteren.
Over NIOZ
NIOZ is het nationale oceanografisch instituut van Nederland. Als expertisecentrum op het gebied van oceaan, zee en kust levert het instituut fundamentele kennis over mariene systemen, hun veranderingen en de rol die ze spelen in klimaat en biodiversiteit. Deze kennis draagt bij aan duurzame oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken.
De rol van onze professional
“De volledige HR-administratie verliep op papier, wat leidde tot veel inefficiëntie,” vertelt Jacqueline Wiersma, Consultant bij FITZ HR & Payroll. “We zijn direct gestart met een plan van aanpak. De eerste stap was het inschakelen van een externe partij om alle papieren dossiers veilig en zorgvuldig te digitaliseren. Omdat het nieuwe HR-systeem nog niet klaar was, kozen we tijdelijk voor DocuSign. Daarmee konden documenten digitaal worden verwerkt en ondertekend.
Samen met het team hebben we de processen in kaart gebracht en waar nodig geoptimaliseerd. Ik zorgde ervoor dat de juiste workflows digitaal werden ingericht. Met training en begeleiding verliep de overstap soepel. Het team stond er volledig achter. Zo konden we snel toewerken naar een efficiëntere, volledig digitale HR-administratie.”
Resultaat
HR-dossiers digitaal beschikbaar: De volledige papieren administratie werd gedigitaliseerd, waardoor honderden dossiers veilig en efficiënt digitaal beschikbaar zijn.
Versimpelde processen: Door de digitalisering van workflows verliepen processen veel sneller en met minder handmatige stappen. Medewerkers hoefden minder tijd te besteden aan administratieve handelingen zoals printen en scannen.
Tijdswinst voor medewerkers: De automatisering van administratieve processen gaf medewerkers meer tijd om zich te concentreren op belangrijkere taken, wat hun werklast aanzienlijk verminderde.
FITZ heeft onze HR-administratie succesvol gedigitaliseerd met oplossingen die precies aansloten bij onze behoeften. Dit bespaart ons veel tijd, waardoor we ons kunnen richten op onze kerntaken.
NIOZ
Flexibele aanpak op maat
“We zijn bij FITZ niet gebonden aan één systeem of leverancier,” vertelt Jacqueline. “We kijken wat een organisatie écht nodig heeft. Soms is dat een groot pakket, soms juist een kleine, praktische oplossing. We sluiten aan bij wat er al is en bouwen daarop verder.”
Vooruitgang met impact
“Het mooie aan FITZ is dat we samenwerken met specialisten uit verschillende vakgebieden. Denk aan pensioenen of reporting tools. Zo helpen we klanten breder en beter. Wat voor mij telt, is dat ik echt iets achterlaat waarmee een organisatie verder kan. Als ik na afloop van een project terugkijk op wat we samen hebben bereikt, voel ik me trots.”
Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact op.
Miranda Pas
Domein Directeur - FITZ HR & Payroll